城建檔案定義
文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。
由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。
也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱,還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
分類方法
1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類。
2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應歸檔文件材料按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。
3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。
4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按保管期限分類。
5)年度——組織機構——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個部門分類,最后按保管期限分類。
作用
1)分類是檔案整理工作的重要環節;
2)分類的科學性決定了文書檔案整理的科學性;
3)分類是文書檔案標準化、規范化工作的具體表現;
4)分類是整理工作的重要組成部分,是系統化的中心環節。
原則
檔案分類要遵循客觀性、邏輯性、實用性、歷史性的原則
保管
我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
銷毀
1)制定保管期限表;
2)制定銷毀檔案的審批制度;
3)制定銷毀檔案的監銷制度。
編制
按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份,一份報批,一份留存。