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文書(shū)檔案
城建檔案定義
文書(shū)檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書(shū)轉化而來(lái)的那一部分檔案的習慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄、計劃和總結等。
由于這類(lèi)檔案在其產(chǎn)生、內容和形式上有一定共性,使用這一稱(chēng)謂對研究管理這類(lèi)檔案的工作規律有重要意義。
也有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類(lèi)檔案的統稱(chēng),還包括諸如外交、訴訟、會(huì )計、藝術(shù)、教學(xué)等專(zhuān)門(mén)檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
分類(lèi)方法
1)保管期限——年度分類(lèi)法,即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi),每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。
2)保管期限——年度——問(wèn)題分類(lèi)法,即先將應歸檔文件材料按保管期限分類(lèi),每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi),再在年度下按按問(wèn)題分類(lèi)。
3)問(wèn)題——年度——保管期限分類(lèi)法,即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi),每個(gè)問(wèn)題下按年度分類(lèi),再在年度下按保管期限分類(lèi)。
4)年度——保管期限分類(lèi)法,即先將歸檔文件按年度分類(lèi),每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)。
5)年度——組織機構——保管期限分類(lèi)法,此為最常用的分類(lèi)方法。先將歸檔文件按年度分類(lèi),其次按照各個(gè)部門(mén)分類(lèi),最后按保管期限分類(lèi)。
作用
1)分類(lèi)是檔案整理工作的重要環(huán)節;
2)分類(lèi)的科學(xué)性決定了文書(shū)檔案整理的科學(xué)性;
3)分類(lèi)是文書(shū)檔案標準化、規范化工作的具體表現;
4)分類(lèi)是整理工作的重要組成部分,是系統化的中心環(huán)節。
原則
檔案分類(lèi)要遵循客觀(guān)性、邏輯性、實(shí)用性、歷史性的原則
保管
我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
銷(xiāo)毀
1)制定保管期限表;
2)制定銷(xiāo)毀檔案的審批制度;
3)制定銷(xiāo)毀檔案的監銷(xiāo)制度。
編制
按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊一式兩份,一份報批,一份留存。
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