談談關于檔案數字化加工的重要性!

  一、檔案數字化定義：

  檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式相互連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

  文件數字化是數字文件建設的基礎工作。傳統載體的文件通過高科技技術加工成數字文件，通過局域網、政務網絡和互聯網進行計算機搜索和閱讀文件。為了迎接文件信息服務新環境的挑戰，提高管理水平和效率，提高文件業務部門的服務水平，為文件內容管理和社會提供全面的服務，提高效率。

  二是檔案數字的優點：

  1、有利于提高高效率，降低檔案利用成本

  數字化加工項目完成后，社會公眾和單位各級領導、各部門或下屬單位可以通過數字檔案管理系統即時查詢使用所需的電子文檔原始數據(文件)信息，避免了傳統檔案使用方法對檔案實體的頻繁使用造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用成本。

  2、能大限度地保存原件，保護檔案實體安全

  由于傳統的檔案保管方式不僅占用了大量的庫存空間，而且管理成本高，容易損壞檔案。為了實現檔案的數字化管理，您可以通過權限控制直接在計算機上查閱和使用，減少了檔案原件的查閱次數和復印次數，解決了檔案反復借閱和檔案保管的矛盾，從而有效保存和保護檔案原件，保證檔案實體的安全。