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談?wù)勱P(guān)于檔案數字化加工的重要性!
來(lái)源:www.ylpass.cn 發(fā)布時(shí)間:2023年11月10日
  談?wù)勱P(guān)于檔案數字化加工的重要性!

  一、檔案數字化定義:

  檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò )化的形式相互連接,利用計算機系統進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現資源共享。

  文件數字化是數字文件建設的基礎工作。傳統載體的文件通過(guò)高科技技術(shù)加工成數字文件,通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)絡(luò )和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機搜索和閱讀文件。為了迎接文件信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰,提高管理水平和效率,提高文件業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平,為文件內容管理和社會(huì )提供全面的服務(wù),提高效率。

  二是檔案數字的優(yōu)點(diǎn):

  1、有利于提高高效率,降低檔案利用成本

  數字化加工項目完成后,社會(huì )公眾和單位各級領(lǐng)導、各部門(mén)或下屬單位可以通過(guò)數字檔案管理系統即時(shí)查詢(xún)使用所需的電子文檔原始數據(文件)信息,避免了傳統檔案使用方法對檔案實(shí)體的頻繁使用造成的大量時(shí)間浪費和重復勞動(dòng)現象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用成本。

  2、能大限度地保存原件,保護檔案實(shí)體安全

  由于傳統的檔案保管方式不僅占用了大量的庫存空間,而且管理成本高,容易損壞檔案。為了實(shí)現檔案的數字化管理,您可以通過(guò)權限控制直接在計算機上查閱和使用,減少了檔案原件的查閱次數和復印次數,解決了檔案反復借閱和檔案保管的矛盾,從而有效保存和保護檔案原件,保證檔案實(shí)體的安全。

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