所謂檔案數字化(digitization)是指利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質文件數字化是指利用掃描儀或數字相機等數字設備對紙質文件進行數字化處理，并將其轉換為數字圖像或數字文本的處理過程，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，可以通過計算機識別。紙質文件數字化的基本原則是準確、方便、快速地提供和利用文件信息資源，共享公共文件信息資源，滿足社會或行業對文件利用的需求。

  文件數字化加工的基本原則一、

  (1)確定數字對象

  應按照一定的原則和方法確認要數字化的對象，只有符合一定要求的紙質檔案才能進行數字化處理。

  符合國家法律法規的

  紙質文件數字化，必須符合國家文件開放規定或本行業有關規定。

  (3)價值原則

  檔案屬于檔案范圍，應長期或長期保存，社會利用價值高的檔案可以納入數字化加工范圍。

  數字化加工工藝二

  紙質文件數字化加工的基本環節主要包括:文件整理、文件掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建設、數據掛接、數據驗收、數據備份、結果管理等。

  第三，數字化建設的目標

  數字化建設的目標是通過數據接口與政務辦公系統連接，實現檔案館(室)現有的所有檔案和文件數據的數字化處理，建立和完善檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)。)，利用先進的數字檔案管理系統提供安全高效的管理和利用，實現真正的資源共享。

  第四，數字化的意義

  提高工作效率，降低檔案利用成本

  數字化加工項目完成后，公眾(開放式檔案)和單位各級領導、各部門或下屬單位可以通過數字化檔案管理系統即時查詢使用所需的電子文檔原始數據(文件)信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案實體造成的大量時間浪費和重復勞動，從而提高了工作效率，降低了檔案信息利用成本。

  大限度地保存和保護庫存檔案實體安全。

  由于傳統的文件保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，還需要使用到倉庫，管理成本高，文件容易損壞，如紙張發黃、粘稠、脆弱等。因此，目錄檔案管理不能從根本上解決文件原件容易損壞的問題。通過權限控制，可以實現檔案數字化管理，直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的查閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱和檔案保管的矛盾，從而保證了檔案的有效管理和保護。