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檔案數字化加工原則流程目標及意義!
來(lái)源:www.ylpass.cn 發(fā)布時(shí)間:2023年10月27日
  所謂檔案數字化(digitization)是指利用計算機技術(shù)將模擬信號轉換為數字信號的處理過(guò)程。紙質(zhì)文件數字化是指利用掃描儀或數字相機等數字設備對紙質(zhì)文件進(jìn)行數字化處理,并將其轉換為數字圖像或數字文本的處理過(guò)程,存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上,可以通過(guò)計算機識別。紙質(zhì)文件數字化的基本原則是準確、方便、快速地提供和利用文件信息資源,共享公共文件信息資源,滿(mǎn)足社會(huì )或行業(yè)對文件利用的需求。

  文件數字化加工的基本原則一、

  (1)確定數字對象

  應按照一定的原則和方法確認要數字化的對象,只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案才能進(jìn)行數字化處理。

  符合國家法律法規的

  紙質(zhì)文件數字化,必須符合國家文件開(kāi)放規定或本行業(yè)有關(guān)規定。

  (3)價(jià)值原則

  檔案屬于檔案范圍,應長(cháng)期或長(cháng)期保存,社會(huì )利用價(jià)值高的檔案可以納入數字化加工范圍。

  數字化加工工藝二

  紙質(zhì)文件數字化加工的基本環(huán)節主要包括:文件整理、文件掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建設、數據掛接、數據驗收、數據備份、結果管理等。

  第三,數字化建設的目標

  數字化建設的目標是通過(guò)數據接口與政務(wù)辦公系統連接,實(shí)現檔案館(室)現有的所有檔案和文件數據的數字化處理,建立和完善檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)。),利用先進(jìn)的數字檔案管理系統提供安全高效的管理和利用,實(shí)現真正的資源共享。

  第四,數字化的意義

  提高工作效率,降低檔案利用成本

  數字化加工項目完成后,公眾(開(kāi)放式檔案)和單位各級領(lǐng)導、各部門(mén)或下屬單位可以通過(guò)數字化檔案管理系統即時(shí)查詢(xún)使用所需的電子文檔原始數據(文件)信息,避免了傳統檔案利用方法對檔案實(shí)體造成的大量時(shí)間浪費和重復勞動(dòng),從而提高了工作效率,降低了檔案信息利用成本。

  大限度地保存和保護庫存檔案實(shí)體安全。

  由于傳統的文件保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,還需要使用到倉庫,管理成本高,文件容易損壞,如紙張發(fā)黃、粘稠、脆弱等。因此,目錄檔案管理不能從根本上解決文件原件容易損壞的問(wèn)題。通過(guò)權限控制,可以實(shí)現檔案數字化管理,直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的查閱次數和復印次數,降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復借閱和檔案保管的矛盾,從而保證了檔案的有效管理和保護。

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