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檔案數字化加工?學(xué)會(huì )七步不出錯???
來(lái)源:www.ylpass.cn 發(fā)布時(shí)間:2023年10月20日
  文件數字化處理是指將紙質(zhì)文件轉換成電子文件,然后存儲在相應的管理軟件中,形成電子文件,比傳統的紙質(zhì)文件更方便快捷。那么如何進(jìn)行文件數字化處理呢?簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),分為七個(gè)程序:文件拆解、文件掃描、圖像處理、文件登錄、數據質(zhì)檢、數據掛接和文件還原。

  首先,拆開(kāi)案卷

  檢查卷子的完整性,是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯編現象,標注正副卷子是否正確;拆開(kāi)卷子,小心撕開(kāi)卷子背面的封條,剪下裝訂線(xiàn);將卷子內頁(yè)分開(kāi),標記特殊頁(yè)面,提醒掃描人員注意;取下卷子中的訂書(shū)釘、曲別針等金屬物體;注明每卷卷子(包括正副卷子)的頁(yè)數等特殊情況。對于不確定的卷子,拆分人員應及時(shí)咨詢(xún)檔案人員,不得擅自處理問(wèn)題。

  掃描檔案

  在掃描文件的過(guò)程中,應整齊地放置文件紙,以避免掃描過(guò)程中卡紙或掃描數據沒(méi)有完全顯示的現象。當發(fā)現文件遺漏時(shí),應及時(shí)補齊并正確插入圖像。當發(fā)現掃描圖像的排列順序與文件原件不一致時(shí),應及時(shí)調整,認真填寫(xiě)紙質(zhì)文件、掃描登記表、登記提交的文件數量、掃描頁(yè)數,檢查每個(gè)文件的實(shí)際掃描頁(yè)數和文件數量。整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數是否一致,具體原因和處理方法應注明不一致。

  圖像處理三

  采用掃描軟件和人工組合的方法,對圖像進(jìn)行優(yōu)化處理,使圖像效果達到或超過(guò)物理效果;處理掃描原因引起的黑邊、歪斜等特殊圖像;檢查和處理異常格式和容量文件;科學(xué)處理案卷中遺漏的頁(yè)面,確保掃描后的圖像頁(yè)數與原案卷頁(yè)數一致。圖像處理以視覺(jué)清晰頁(yè)面的完整性為準,校正和處理影響圖像質(zhì)量的圖像頁(yè)面除線(xiàn)偏斜和圖像頁(yè)面中的圖像質(zhì)量。圖像處理時(shí)應保留文件編號和文件頁(yè)碼。

  檔案錄制四、檔案錄制

  如果檔案倉庫提供的目錄與紙質(zhì)檔案不一致,應以紙質(zhì)檔案原文內容為標準進(jìn)行輸入,并刪除錯誤信息。記錄項目的相關(guān)內容應完整輸入。如有不清晰或不完整的記錄項目,應及時(shí)記錄并向檔案保管人員反映。如果目錄中需要增加或減少相關(guān)的記錄字段,應與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內容有問(wèn)題,如主題內容號碼等。,應以紙質(zhì)文件信息為準,并及時(shí)向文件管理人員反映。在順序整理記錄的同時(shí),檢查文件的完整性,是否有錯誤的頁(yè)面。

  數據質(zhì)檢五、數據質(zhì)檢

  逐頁(yè)檢查每個(gè)案例目錄下的掃描文件、頁(yè)數、目錄、內容是否一致,以及每個(gè)圖像文件的傾斜度、清晰度、指節度和分辨率格式。

  數據掛接六、掛接

  將數據復制到檔案服務(wù)器上,運行服務(wù)器上的掛機軟件,通過(guò)數字化加工軟件生成掛接數據,打開(kāi)檔案信息管理系統檢查掛接文件。

  檔案還原七、檔案還原

  檔案數字化加工完成后,由檔案保管人員接收。經(jīng)過(guò)掃描和圖像處理后,嚴格檢查無(wú)問(wèn)題的檔案進(jìn)行裝訂和還原;注意檔案歸類(lèi)歸還,保持檔案處理室整潔有序,填寫(xiě)檔案交接登記表。

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