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談談檔案整理的內容以及意義!
來源:www.ylpass.cn 發布時間:2023年10月13日
  整理文件的內容

  一,整理文件的內容

  包括:區分全宗、全宗檔案分類,、文件封面編目,文件目錄編制。

  第二,具體內容:

  (1)會計憑證類:反映資金牧付業務原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等出納憑證。

  (2)財務報告:包括每月、每季度、每年的出納報告、注釋和文字描述,銀行存款對賬單應調整銀行存款余額,其他出納報告。

  會計帳簿類:現金日記帳、銀行存款日記帳、其它貨幣資金明細帳、輔助帳簿及其它備查薄。

  (4)其他類別:合同、協議等文件作為收付依據;根據規定,應單獨存放和保管的重要票據文件,如無效支票、無效發票存根和發票、無效收據存根和收據;出納清單和出納評估報告等。

  (5)檔案管理:收銀員檔案移交清單、收銀員檔案保管清單和收銀員檔案銷毀清單。收銀員在整理檔案時,一般包括三個步驟:分類、裝訂和分類。

  文件整理的意義:

  1、準確地反映企業的成長過程

  檔案記錄了企業成長的點點滴滴,什么時候開業,誰是企業家,什么時候盈利,什么時候擴張,幾次調整戰略目標,是否有變化等。,所有這些都可以從企業檔案中找到答案。企業發展什么時候穩定,什么時候動蕩,原因是什么,也可以從中找到規律和答案。

  2、防止企業商業秘密泄露

  企業檔案都涉及商業秘密。如果沒有統一的管理,管理者可以個人處理,必然容易丟失,丟失時可能會泄露秘密。檔案不僅要統一管理,還要保密。

  3、參謀和幫手制定決策

  企業在做決策和制定計劃時,往往需要搜索歷史數據,進行同比分析或比較,沒有檔案是無法進行的。對于檔案管理好的企業來說,死檔案比活幫手強。好記性不如爛文筆。人腦記憶中總有錯誤。沒有檔案資料,你不能做決定。

  4、企業文化的活標本

  很多企業在從事企業文化建設時,總是喜歡向專家尋求幫助。眾所周知,企業文化是企業成員思想意識在企業制度規范、員工行為、工廠外觀等諸多方面的投射或反映。它是由員工自己培養和創造的,這是一個不假外求的東西。做好檔案管理的企業,在整理完善企業文化時,不需要搜索枯腸、絞盡腦汁、編造,只需要梳理、補充、完善所有員工認可的價值觀、制度規范、行為準則,就能豐富企業文化的基本內容。結合企業發展史上重要事件的整理和代表。

  5、公司宣傳資料庫

  檔案管理好的企業需要宣傳的時候,只需要在檔案室獲取信息,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,不需要像演員彩排一樣努力工作,準備道具和背景。對于檔案管理好的企業來說,宣傳資料是真實可信的,有利于宣傳和擴大企業的影響力。檔案管理真的是一舉兩得。

  6、員工成長的斷代史

  很多企業員工進來的時候都是一張表,出去的時候還是一張表。更有甚者,員工一走,這張表就消失得無影無蹤。這是一個很大的錯誤。人事部門應定期將已經離職的員工檔案移交檔案管理部門。離職的員工不一定是企業的敵人。也許有一天,企業的員工成了名人,他的檔案就成了珍貴的史料。這有點夸張,但也不是不可能。人事部門要加強員工檔案管理,每年補充更新員工檔案內容,準確記錄員工成長的步伐。員工應該在很多年內被切斷。

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