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檔案整理的優(yōu)勢及方法有哪些?
來(lái)源:重慶諾信檔案管理服務(wù)有限公司 發(fā)布時(shí)間:2018年08月10日
檔案整理有很多優(yōu)勢:
1)節約大量成本
外包企業(yè)具有成套的設備和完善的系統,可以對檔案進(jìn)行一些列的處理,并且更加專(zhuān)業(yè)和高效。節約了企業(yè)整理檔案并安排專(zhuān)人保管和場(chǎng)地租賃的成本。
2)促進(jìn)信息化
支持檔案的多人并發(fā)查詢(xún),極大地提高了公司的檔案信息遠程共享能力。
3)保證檔案保存完整性
檔案寄存于外包公司庫房?jì)?,一般會(huì )較少發(fā)生再次移動(dòng)以及 開(kāi)盒查檔等,涉及的人員也比較少, 加之對檔案庫房的管理也相對較容易,因此發(fā)生檔案原件損毀和丟失的風(fēng)險 也相對較小。
先了解公司服務(wù)安全性:
對檔案管理公司進(jìn)行選擇的時(shí)候,要注重其安全性。即體現在,檔案公司是否有專(zhuān)業(yè)的設備和場(chǎng)地,是否擁有國家認可的營(yíng)業(yè)執照,場(chǎng)地是否有自主產(chǎn)權。自主產(chǎn)權這點(diǎn)非常重要,場(chǎng)地的自主產(chǎn)權意味著(zhù)以后的檔案存儲中將缺少很多土地使用的產(chǎn)權糾紛。從而保障了檔案的安全性。注意在篩選企業(yè)的時(shí)候要對企業(yè)有個(gè)全面的了解,最好有大公司的認可,例如好的檔案館達到“20防”標準,而普通企業(yè)最多達到“八防”。
確認公司服務(wù)及時(shí)性:
考察檔案中介公司服務(wù)體現在服務(wù)的及時(shí)性以及反饋的及時(shí)性??梢约皶r(shí)獲得公司檔案的狀態(tài),對檔案狀態(tài)進(jìn)行全天候不間斷的監督,能夠對檔案的詳情進(jìn)行方便的調閱,并且能夠對于企業(yè)存儲的檔案的問(wèn)題作出及時(shí)的反饋。
服務(wù)規模性:檔案整理公司的規模一定程度上決定了這家檔案整理公司的專(zhuān)業(yè)性。根據規模效益性而言,檔案整理公司用于儲存檔案的場(chǎng)地越大,專(zhuān)業(yè)設備和專(zhuān)業(yè)工作人員對其的管理越完善。20萬(wàn)平的場(chǎng)地和4000平的場(chǎng)地保存檔案的專(zhuān)業(yè)設備以及監控和管理人員數量是無(wú)法相提并論的。

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