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檔案館進(jìn)行檔案管理的重要性
來(lái)源:重慶諾信檔案管理服務(wù)有限公司 發(fā)布時(shí)間:2018年08月10日
檔案館開(kāi)展檔案寄存服務(wù)的過(guò)渡
面對一些企業(yè)為了節省成本、提高效益,特別是部分轉制和破產(chǎn)企業(yè)出現檔案向外寄存的急切需要的實(shí)際,各地國家綜合檔案館便建立起一些中介性質(zhì)的文件、檔案管理機構,承擔起了這部分任務(wù)。如:早在1998年8月9日,我國首家檔案寄存中心經(jīng)深圳市政府批準,在深圳市檔案局(館)成立。。
隨著(zhù)檔案館對外寄存業(yè)務(wù)的開(kāi)展,有些地方還制訂了相應的規范,第二條指出:“凡在本省的各類(lèi)企事業(yè)單位、中介機構、金融、保險及其它社會(huì )組織和個(gè)人,收藏的具有保存價(jià)值且又不屬于省、市、縣檔案館接收范圍的檔案資料,均可寄存在本館?!?/span>
但由于這些檔案中介機構都是由檔案局(館)建立的,屬于檔案館的業(yè)務(wù)拓展。所以盡管能夠緩解一些單位眼前所面臨的檔案管理和利用的矛盾,但卻并不是解決問(wèn)題的根本性辦法。
提到信息安全,我們通常想到門(mén)禁、攝像頭這樣的眼睛看的見(jiàn)的安全設施。其實(shí),要做到信息安全遠遠不止這些,看不見(jiàn)的管理更重要。
比如門(mén)禁管理,比門(mén)禁系統更重要的,是一系列管理機制,門(mén)禁卡人手一張、用戶(hù)名和密碼禁止相同、密碼禁止過(guò)于簡(jiǎn)單、進(jìn)入倉庫必須手持工單等等。
再說(shuō)說(shuō)儲位管理,一般倉庫沒(méi)有軟件系統支撐,儲位管理是劃片方式,就是為每一個(gè)客戶(hù)分配一片專(zhuān)屬區域,這樣做任何人都能查找到檔案信息,信息泄露風(fēng)險極高。專(zhuān)業(yè)的儲位管理要通過(guò)IT系統用安全算法的方式來(lái)動(dòng)態(tài)分配儲位、用條碼系統來(lái)綁定儲位,哪些客戶(hù)的哪一個(gè)檔案箱存在哪個(gè)儲位,任何人都記不住找不到,只有通過(guò)IT系統和條碼系統才能快速定位。采用安全算法分配儲位的管理方式,信息泄露風(fēng)險被大幅降低。
還有調閱室管理、訪(fǎng)客管理、員工保密協(xié)議等等,這些管理都涉及到信息安全。
信息安全,考驗的是態(tài)度。一個(gè)以信息安全為已任的第三方檔案管理公司,不會(huì )只做表面功夫,不會(huì )因為客戶(hù)要求分片存儲而不堅守安全管理之道。

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