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檔案管理后整理歸檔過(guò)程中的整理技巧
來(lái)源:重慶諾信檔案管理服務(wù)有限公司 發(fā)布時(shí)間:2018年08月10日
(一)歸檔文件“件”的區分與修整
首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔,其它單位(包括上級、同級和下級機關(guān))的來(lái)文,需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,重要的文件材料應該歸檔,閱知類(lèi)的文件可以不歸檔。
文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件,
1、文件正本與定稿為一件(重要文件如法律法規等須保留歷次修改稿的,其正本與歷次稿包括定稿各為一件)。
2、正文與附件為一件(附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補充說(shuō)明或參考材料,如附帶的圖表、統計數字,正文批準或發(fā)布的法規文件等等。一般來(lái)說(shuō),正文與附件為一件,如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件)。
3、原件與復制件為一件(對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)的重要文件),以及使用中出現破損的文件,應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫(xiě)的抄件等。這些復制件應與原件作為一件)。
4、轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件(轉發(fā)文與被轉發(fā)文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執行要求,后者則是具體內容,它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割,因此也應作為一件)。
5、報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(報表、名冊、圖冊等一般每?jì)裕ū荆﹥热荻枷鄬ν暾?,具有獨立的檢索價(jià)值,因此應按照其本來(lái)的裝訂方式,一冊(本)作為一件)。
6、來(lái)文與復文各為一件(這是比較特殊的一種規定?!皝?lái)文與復文”是對聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復文”,從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等)。
7、請示與批復各為一件。
8、報告與批示各為一件。
正文與文件處理單(文件在運轉過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙,有的還附有領(lǐng)導批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應與文件作為一件)。
“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起,編目時(shí)也只體現為一條條目。
歸檔文件的整理工作,必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯(lián)系。排列方法強調按事由排列。
歸檔文件按照不同年度、不同機構(問(wèn)題)、不同保管期限等形成中的客觀(guān)規律進(jìn)行相對集中,維護不同文件間的有機聯(lián)系。排列文件時(shí),強調了“事由原則”,將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現。
在裝訂之前,將全部文件梳理一遍,按照以上整理原則,將屬于一件的材料放在一起,以便于裝訂,防止返工。
(二)文件裝訂順序
歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁(yè)次,防止文件張頁(yè)丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。
裝訂前首先應將原有的訂書(shū)釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘的保持原裝訂不動(dòng))。
其次必須對它們進(jìn)行排序。順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;復文在前,來(lái)文在后。漢文本在前,少數民族文字文本在后。不同文字的文本,無(wú)特殊規定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在最后;但如果已粘貼牢固的可放在最前面,這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章,從而更好地保護正本的原始面貌。
再次應將“件”內的各頁(yè)按一定方式對齊,便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō),采用左上角裝訂的,應將左、上側對齊;采用左側裝訂的,應將左、下側對齊。(建議管理文件類(lèi)采用左側裝訂,污染源種類(lèi)采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書(shū)釘為宜)
裝訂以“件”為單位進(jìn)行,對裝訂材料做統一規定,一般采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線(xiàn)。
裝訂要求:裝訂用品必須是對歸檔文件無(wú)害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。
(三)歸檔文件的蓋章、編號、填寫(xiě)頁(yè)數
1、歸檔章的格式
其規格為長(cháng)80mm,寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設置的項目主要為編號項目中的必備項
2、蓋章位置
歸檔章一般應用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫(xiě)內容,如果領(lǐng)導批示和或收文章占用上述位置,可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置,但以上端為宜。如果機關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的,或收文有文件處理單的,也可放在最前面作為首頁(yè),這樣可在其上加蓋歸檔章,以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的,也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡,也不宜與批示文字或收文章等交叉。
3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。
以年度為界線(xiàn),由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號;由全宗單位內各部門(mén)分別整理歸檔的,每個(gè)部門(mén)內按保管期限分別編三個(gè)小流水號。
4、每“件”文件的頁(yè)數填寫(xiě)該件的實(shí)際有效頁(yè)數。
(注意不要用鉛筆填寫(xiě)頁(yè)號,要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫(xiě)或用號碼機編頁(yè)碼)
單面印刷的文件在正面右上角處填寫(xiě)實(shí)際頁(yè)數;
雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫(xiě)實(shí)際頁(yè)數;
文件中出現與本文無(wú)關(guān)的頁(yè)面(如:有些單位為了節省紙張,用已經(jīng)用過(guò)的紙張的背面印文件),須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒(méi)有填寫(xiě)內容的頁(yè)批“Ⅹ”(如已蓋“此頁(yè)空白”章的則不用“Ⅹ”),但要編頁(yè)號,并計算頁(yè)數。 
(四)歸檔文件排列順序
歸檔文件的排列以“事由”為原則,即同一事由的相關(guān)文件應當排列在一起。事由可以是指一件具體的事,或一個(gè)具體的問(wèn)題,或一段較緊密的工作過(guò)程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項工作、同一個(gè)會(huì )議形成的)文件材料排列在一起。
1、以年度為界線(xiàn),按照年度—保管期限相對集中排序。
1)由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個(gè)保管期限從1開(kāi)始編一個(gè)大流水號;
(2)由全宗單位內各部門(mén)(即機構)分別整理歸檔的,每個(gè)部門(mén)(即機構)內按保管期限分別編三個(gè)小流水號。
2、保管期限,按問(wèn)題和內容確定保管期限;按永久、長(cháng)期/30年、短期/10年的順序依次編排。
3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。
裝盒時(shí)應注意以下問(wèn)題:
1.應視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體(即盡量放滿(mǎn)檔案盒),豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。
2.按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿(mǎn)后,順次裝入下一盒即可。
3.不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
4.不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
5. 由全宗單位內各部門(mén)(即機構)整理歸檔的,不同部門(mén)(即機構)的檔案不要裝入同一盒內。
6. 一件文件(如講稿、書(shū)稿)太厚,一個(gè)平常的檔案盒裝不下,可根據文件厚度,選擇厚度適當的同一種類(lèi)檔案盒裝入盒。

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