1文件信息交換的條件和狀態

　　(1)交換文件信息的條件

　　文件信息的交換本質上是文件信息在時間和空間上的流動和轉換。一般來說，要實現信息交換，必須滿足一般信息系統模型的三個基本要素，即信息內容，信息發送器和接收器。但是對于檔案信息，這些條件有時會有特殊的表現。

　　作為通信對象的文件信息具有各種形式，主要可以分為文件原始信息和文件信息處理產品。當將原始文件提供給用戶進行查看時，隱含和顯示的內容通過讀者的大腦傳送給用戶，并且文件信息的載體需要保護原樣并保存。檔案信息產品可以通過銷售和復制直接和間接地提供給用戶，其價值不會丟失。

　　原始閱讀檔案的形式沒有明確的信息發送者，因為檔案主要是自然形成的產品。它不像書籍，雜志，不是為了交流而人工制作和制作的。存檔持有者只是信息的間接傳遞者，而不是直接傳遞者，以便將來使用或用于傳播和組織文件。檔案信息產品的傳播方式與其他社會信息相同。因為有信息的制作者，所以有明確的信息傳遞者。

　　在檔案信息交換的先決條件的前提下，檔案信息的交換還需要信息的提供，信息的記錄和信息的傳播。

　　文件信息的內容必須通過相應的符號系統表示，即用語言，單詞和符號表示。

　　作為檔案信息的傳播者，有必要根據語言規則將信息內容組織成客觀的交流形式;作為信息的接收者，還根據相同的語言規則對接收的符號進行解密，并且理解由語言符號表達的信息。含義。如果雙方對語言規則沒有共同理解，則必須通過中間轉換鏈接以使雙方進行通信，否則將無法進行通信。

　　歸檔信息對物質載體有很強的依賴性，物質載體不能存在文件信息，文件信息通過這些載體傳輸。今天，檔案信息載體的形式正在增加。它通?？梢苑譃閮深悾弘[形材料載體是聲波，光波，電磁波等。另一種是有形材料載體，如紙，膜，帶和盤。

　　不同的材料載體具有相應的記錄程序和傳輸方法。人類不斷改進和發展各種信息和傳播媒體。新技術，新方法和新方法的創造和應用使新的運營商和記錄技術成為可能。傳輸技術不斷發展。

　　文件信息可以在特定運營商上表達和記錄。只有通過文件信息傳輸的社交活動，才能實現信息交換。相比之下，過去檔案信息交流的社會活動形式相對簡單。只有保持其特征和性質，通過了解信息的社會，經濟，政治，文化和精神需求，參與信息社會復雜多樣的信息交流活動，檔案信息才能達到新的水平。

　　(2)檔案信息交換的現狀

　　檔案信息交換是檔案信息使用的前提。但是，在過去這個問題并沒有引起足夠的重視，更多的人，更多的重點是文件的保存。事實上，從根本上說，檔案保存的目的就是使用它。如果未使用，歸檔將失去其保留值。要使用文件，我們必須注意文件信息的交換。

　　檔案信息交換始終處于某一信息環境的過程中，從源頭到目的地，通過交付渠道。因此，在檔案信息交換問題上，我們需要研究和關注的問題是33,360個文件信息源問題，檔案信息交換渠道，檔案信息環境問題，檔案信息需求和信息接收問題，以及文件信息系統問題。這些問題涉及檔案科學的許多研究領域。

　　文件信息源問題需要研究存檔信息的來源，接收和管理。

　　無論文件信息源是否廣泛且充分保證，文件信息源是否經過科學管理和有效利用，都是文件信息交換的基本問題。

　　文件信息交換問題應該研究檔案信息的溝通渠道。通信信道是文件信息源和信息用戶之間的鏈接，使文件信息傳輸能夠正常進行。

　　檔案和信息環境問題應該研究諸如社會檔案信息意識，國家信息基礎設施以及檔案信息資源的開發和利用等問題。它衡量國家檔案信息的使用水平。

　　文件信息需求和信息接收問題應在使用檔案信息和使用檔案信息時進行研究，這是實現檔案信息使用的一個重要方面。檔案信息系統問題應該研究傳統和現代檔案信息管理系統和方法。文件信息系統將分散的文件信息轉換為有序系統，通過一切方式連接文件信息源和文件信息用戶。

　　它可以告訴用戶在哪里獲取所需的文件信息，并在用戶提供用戶所需信息所需的時間限制內回答他們的問題。

　　從檔案信息交換所涉及的問題來看，文件信息交換應該是檔案信息資源開發利用的重要研究領域，也是檔案研究的新課題。

　　2文件信息交換的特點

　　與其他類型的信息交換相比，文件信息交換有其自身的特點，主要表現為:(1)時間限制

　　與其他社交信息不同，文件信息在一段時間內不能自由交換。檔案館使用一直被認為是高度政策導向的工作，檔案信息的用戶主要通過檔案管理部門的正式渠道獲取信息，而不是信息用戶自己從非正式渠道接收信息。

　　(2)受控制

　　一般而言，信息交換的范圍越廣，效果越好，檔案信息的交換總是涉及對通信范圍的控制。只有那些在允許范圍內通信的檔案不會對國家，集體或個人造成傷害，并且可以保證其溝通的效果。

　　(3)可靠性

　　文件信息的正式通信特性也保證了文件信息交換的可靠性。文件信息與其他信息不同，文件中的信息比其他來源的信息更有說服力。

　　(4)依賴

　　文件信息交換的依賴性一方面表現為文件信息交換到文件載體的附件，要求在獲得文件信息時，源載體應該是嚴格的。保護，因為存檔載體是獨一無二的，如果它被損壞，將造成巨大的損失;另一方面，檔案信息交換的效果取決于檔案(房間)中存儲的信息的數量和質量。

　　3檔案信息交換方式### ;模式是一種以簡單和具體的方式表達事物實體的方式，是以簡單的方式類比復雜現象。由于檔案信息交換現象是一個非常復雜的現象，為了對通信現象進行具體，系統，全面的調查，有必要以簡化的形式再現通信現象，并試圖找到一種簡潔易懂的方式。描述和解釋交換。處理。因此，人們使用模式來解釋溝通過程中的許多理論問題，并展示溝通過程的特征，規律和約束。模型可以幫助人們理解通信結構，使人們從不同結構的連接中獲得整體印象，揭示系統的各種元素及其相互關系和約束，并掌握每個元素和系統之間的關系以預測通信過程和效果。因此，信息交換模式的研究是探索信息交換規律的關鍵。通過合理的信息交換方式，可以描述信息交換過程的特點和信息流的運動規律，指導信息的組織，處理，檢索，檢索和傳播。

　　#傳統;

　　在傳統的信息科學研究中，根據信息交換的特點，信息交換可以分為兩種模式:一種是正式的溝通模式，另一種是非正式的溝通模式。非正式通信模式，也稱為直接通信，是指信息生產者與信息使用者之間的直接信息交換。它是歷史上最早的傳播方式。今天，我們無法通過文學系統和文學。在工人的幫助下進行的信息交換稱為非正式溝通。形式傳播模式，也稱為間接傳播，是指通過文獻和文獻系統進行的交流。文檔系統包括文檔編輯，打印和分發系統，文檔工作系統和文檔傳送系統。信息的生產者和使用者通過文件系統的中介進行通信，以達到間接信息傳遞的目的。

　　顯然，一般信息可以通過正式和非正式的信息交換方式進行傳播，這兩種形式的交流起著很大的作用，不能以一種形式相互替代。形式。

　　但是，由于檔案的自然形成，檔案信息的原始制作者并不清楚。因此，信息的生產者和使用者之間幾乎沒有直接的非正式溝通形式。 (當然，如果存檔信息已被轉換成其他類型的信息，如書籍，材料等。存檔信息的原始內容也可以通過非正式通信模式傳輸，這使得存檔信息在術語方面缺乏優勢傳輸速度，反饋速度，選擇性和針對性，但由于檔案的原始信息只能通過正式的信息交換方式進行傳遞，檔案信息具有社會監督系統的檢驗，比其他信息更科學，更可靠。信息來源。

　　4實施文件信息交換

　　文件信息交換必須以多種形式進行，具體的溝通方式是:●提供文件讀取，貸款，直接配送信息;

　　●制作目錄，材料和完整傳輸信息;

　　●選擇技術和其他材料來積極傳輸信息;

　　●使用各種會議及時提供信息;

　　●簽發文件證書，扮演文件憑證的角色;

　　●提供文件的副本以方便文件的使用;

　　●突出重點，主動開展決策信息保護;

　　●發布檔案歷史資料，擴大檔案使用范圍;

　　●組織檔案展覽，提高檔案的影響力;

　　●建立檔案信息市場經濟實體，推廣檔案信息產品;

　　●使用現代手段快速廣泛地在檔案中傳播電子信息。

　　隨著信息技術的發展，對檔案信息交換方式的研究應特別關注檔案信息交換網絡的形成和圖書館間協作的實施。

　　(1)檔案信息交換網

　　檔案館網絡是將各種檔案和檔案從上到下，從縱向到橫向，系統地，科學地形成全國各級統一，多形式，多層次，多功能，分布均勻，協作的系統。文件網絡可以包括三級:第一級是文件組織網絡，第二級是文件工作信息網絡，以及文件信息傳輸網絡。

　　形成文件工作信息網絡必須建立一個全面的，多層次的檔案目錄中心，形成一個中央，省級和區域三級文件目錄中心并連接成一個網絡，利用先進的技術和設備組成A整合檔案信息的通信網絡。

　　文件網絡建設可以彌補地區間檔案的差異，有利于促進圖書館之間的信息交流，滿足新時期社會的需求。

　　檔案網絡的建設是提供檔案信息的社會發展的要求。檔案網絡建設是社會發展的客觀規律和檔案的必然發展。

　　(2)加強圖書館間合作## ;圖書館間協作是豐富館藏的有效方式，是滿足用戶需求的有效方式，也是改善檔案工作的有效措施。圖書館間協作不僅有助于提高檔案業務的管理水平，增強檔案館的館藏能力，優化檔案館的使用條件，還有助于推動檔案網絡系統的建設，促進檔案館的全面發展。開發和利用檔案信息資源。它還有助于促進現代技術的共同改進，實現信息資源的共享。

　　圖書館間合作的方式可以是:用于建立工作信息，組織訪問，提供檔案，交換檔案，舉辦檔案展覽，舉辦各種學術報告和研討會。